部下への指示の出し方、伝え方！今後も見据えた上で作業をお願いしよう！

今まで誰かの下についていたら、気にすることはないのですがあなたが先輩になった時、誰かにものを頼まないといけません。

あなた一人で作業できる量ならいいですが、そんなに作業量が少ないことはないでしょう。仕事を頼んだうえで今後も同じような仕事があるときにスムーズに仕事が頼めるように理解してもらうように頼みましょう。

今後あなたの仕事をお手伝いしてもらえるように！最終的には完全に任せられるところまでがゴールです。

今回は部下に仕事を完全に任せられるようにするにはどのように仕事を頼めばよいのかを記事にしましたので、最後までお付き合いください。

指示の出し方

部下に指示を出すときは以下の点に注意してください。

• 作業の目的・理由を明確に伝達
• 指示されていることを理解しているかを確認
• なるべく部下に考えてもらう

部下へ指示を出すときは、これらを注意することで成果を出しやすくなります。

それぞれの内容についてはここから説明していきます。

作業の目的・理由を明確に

あなたが仕事を部下に頼むとします。そんな時に「あれ、やっといて」は論外です。もちろん何度も頼んでいるような仕事であれば問題ないですが、基本はNGです。

ちょっと踏み込んで、「あれ、やっといて」ではなく、作業内容だけはしっかり伝えるとします。そうすると言われた作業をすることはできますので多少はよくなりますが、それ以上のことをやろうにも目的・理由が不明なので言われた作業だけできるが考える余地がありません。また、次回に作業を頼む際にほとんど同様な内容だけど、ちょっと変更がある作業だとしても応用が利かなくなるため、次回作業をお願いするときも、また細かく作業内容を伝える必要が出てきて、あなた自身の手間がかかります。

じゃあどうするのかというと、

作業の目的・理由を明確に伝えます。

目的を伝えることで何のためにやっているのかを理解して作業することができます。

また、理由を伝えることでなんでこの作業が必要なのか？何のためにやっているのか？を考えて作業することができます。そうすることで新たに気づきを得てもっといい方法があるなどと考えながら作業をすることができます。

追加の効果としては、意味のある作業をしていると思って、部下のモチベーションもアップするでしょう。

作業の目的・理由を伝えるのは多少面倒かもしれませんが、しっかり伝えることで結果あなたにとってプラスになります。

指示されていることを理解しているか確認

部下に作業の指示をだしたが、部下がその内容を理解していなければ、あなたの思い通りの仕事をしてくれません。もちろん部下はあなたと意図と違う形で作業内容を理解していれば、あなたが求めていたものとは違うものが結果として出てくるのは当然です。

だからこそ、部下があなたの指示を理解しているかを確認することは重要です。まずは仕事を頼みましょう。そうしたら、あわせて不明点がないかを尋ねてみましょう。ただ、「何かわからないことある？」と聞いただけでは、「大丈夫です！」と返ってくると思います。

なぜなら部下がわからないことがわかっていないから

じゃあ、なんて聞けばよいかというと、何か報告資料の作成を指示したのであれば、「エクセルで作るか、ワードで作るか、パワポで作るか決まっている？」とか、ある資料の印刷をお願いしたのであれば、「何部印刷するの？」、「両面印刷するの？」ってわかっているか等を確認してみてください。気づいていなければ聞いてくるでしょう。

また、今後はあなたが何も言わなくても部下自身が気付いて聞いてくれるようになってくれるでしょう。そうすることで部下は指示を受けたら、まず考えて作業に必要があることは質問してくれるようになってきます。そうすることであなたが意図したものが、結果として出てくることとなります。

これは何度か繰り返す必要がありますが、やっていくことであなたと作業指示を受けた部下との間でギャップが生まれにくくなります。

部下に考える余地を与える

業種や仕事内容にもよりますが、事務作業のような決まりきった仕事ではない場合は、なるべく考える余地ができるよう作業を与えるといいでしょう。

部下に作業を頼むときに1から10までを伝えるのは大変ですし、すべて伝えた上で、あなたのやり方以外認めないようであれば仕事をする部下のモチベーションにも影響が出てきますし、今後仕事を頼んだ時に指示されていないことはやってはいけないんだと思い込み、言われたことしか作業できなくなります。そうなっては今後仕事を頼むときにも、やってほしいことはすべて細かく伝えることとなり、結果として指示を出す時間がとられてしまいます。

なので、部下に指示を出すときは、いままで書いてきたように作業の目的と理由を明確に伝える！特に目的は必ず伝わるように意識してください。目的さえ間違えなければあなたが意図している作業を実施してくれるでしょう。

また、指示を理解していれば作業するにあたって押さえておくべきポイントがわかるので必要なことは質問してくるはずです。

結果として、部下は考えながら仕事ができる上に部下自身のやり方で仕事を進められるのでモチベーションも上がります。今後、作業を頼むうえでも1から10まで作業指示を出す必要もなくなりますので、部下には考えて作業をしてもらいましょう。

まとめ

あなたが作業指示を出すのであれば、必ず以下の3点は意識しましょう。これらを実施することですぐではないにせよ、結果としてあなた自身の負荷が減りますし、部下もモチベーション高く作業してくれるでしょう。

• 作業の目的・理由を明確に伝達
• 指示されていることを理解しているかを確認
• なるべく部下に考えてもらう

あなたが作業指示をだすのであれば、今後も作業の指示をだすことを見据えて指示してください。また、部下のモチベーションも上がりますので、今よりもっと仕事自体にやる気を出してくれると思いますよ！

本記事は以上となります。最後までお読みいただきましてありがとうございます。